Költözik az iroda

img

Költözik az iroda

Múlt héten új irodába költöztünk. Be is rendezkedtünk, helyére kerültek az íróasztalok, beüzemeltük a gépeket, ismét folyhat a munka ezerrel. Persze rá kellett jönnünk, hogy a költözés egy csomó más feladattal is jár, nem elég be-, aztán meg kicsomagolni.

Átirányítani a postát, átállítani a számlázási rendszert, beköttetni az internetet, csak néhány példa a listáról. És persze ott vannak a kommunikációs feladatok is: mert az ugyan már önmagában nagyszerű, hogy a kollégák már féléber állapotban is eltalálnak az új irodába, de fontos, hogy az ügyfelek, partnerek is a jó ajtón kopogtassanak. Gyorslista azoknak, akik hasonló cipőben járnak.

1. Honlap+egyéb webes felületek: Nem elég a honlapon átírni a címet, de az összes egyéb webes felületen is meg kell tennünk ugyanezt. Nem maradhat ki a céges Facebook-oldal, a Google+, a Google Maps vagy a LinkedIn, de ha a vállalatunk egyéb listaoldalakon is szerepel, ott is érdemes frissíteni.

2. Kommunikációs anyagok: Gondoljuk át, hogy milyen kommunikációs anyagokon szerepel a címünk (pl. brosúrák, céges levélpapír, szóróanyagok stb.). Ezeket is mind aktualizáljuk!

3. Aláírás+névjegy: Az online aláírásba érdemes egy látványos felhívást is betenni, hogy senkinek ne kerülje el a figyelmét a változás. Például az aláírás fölé bekerülhet egy plusz sor: „FIGYELEM! Cégünk elköltözött, új címünk:” Később – kb. 1 hónap elteltével – ne felejtsük el kivenni ezt az aláírásunkból!

4. Partnerek értesítése: A partnereket érdemes külön e-mailben értesíteni a változásról. Annak érdekében, hogy a lehető legkisebb energiába kerüljön ez, érdemes egy céges kontaktlistát létrehozni, és egy paraméterezett e-mailt küldeni (ilyenkor a levelezőrendszer a megszólítást, e-mail címet az adatbázisból helyettesíti be, így személyre szabott lesz a levél, de nem kell külön-külön, egyesével elküldeni az üzenetet). Ha a költözés során korlátozottan leszünk elérhetőek, ezt is érdemes előre jelezni az ügyfeleknek.

5. Cégtáblák: Az új irodában érdemes néhány irányítótáblát kihelyezni, hogy az ügyfeleknek ne kelljen a folyosókon bolyonganiuk. Általában a portásnak is beletelik néhány napba (hétbe), míg megtanulja az új bérlők nevét, helyét.

6. Pecsét: Ha használunk olyan pecsétet, amin szerepel az iroda címe (pl. ha postai leveleknél a feladót pecsételni szoktuk), akkor ezt is le kell cserélnünk.

7. Egyéb anyagok: Minden olyan anyag estében, amit a költözés után küldünk ki, érdemes többször is ellenőrizni, hogy mindenhol a jó cím szerepel-e (például egy árajánlat láblécében, egy sajtóközleményben a kontaktadatoknál, számlákon stb.). És persze a pizzafutár rendszerében is írjuk át a szállítási címet! :)

A költözés utáni hetekben érdemes minden esetben nyomatékosan felhívni a figyelmet a változásra, nehogy valaki vagy valami a régi irodában kössön ki.

Jó költözést kívánunk!